Dit is voor velen verreweg de moeilijkste taak: Maak maar eens een goedlopend, consistent en voor een buitenstaande begrijpbaar verhaal van de materie waar u al een lange tijd volledig in thuis bent. Verlaag u tot beginnersniveau (afhankelijk natuurlijk van uw publiek, zie boven). En leg alles stap-voor-stap uit, sla niets over maar doe niets teveel: het is bijna onmogelijk. En toch gaat het u lukken!
In het kort is uw aanpak:
- Zodra u aan de presentatie gaat beginnen, zet u eerst uw PC uit!
- Denk eens goed na over wát u aan uw publiek wilt vertellen (en dus ook over wat níet)
- Bedenk de structuur en schrijf die in klad op een blocnote (of schrijf losse kreten op Post-It velletjes die u gegroepeerd voor u op tafel plakt).
Streep, verscheur en schuif, net zo lang totdat u de lijn van wat u eigenlijk wilt vertellen vanzelf ziet ontstaan - Stáát de structuur eenmaal, bedenk dan óf (en zo ja: hóe) Powerpointsheets bij úw presentatie kunnen helpen:
wat voor een soort sheets hebt u nodig? Alleen maar tekst (oei), of liever veel plaatjes, schema's en grafieken? - En pas dán zet u de PC aan (uw vingers jeuken toch al)!
En de rest hoef ik u niet te vertellen… (maar dat ga ik natuurlijk tóch doen)
De volgende tips heb ik daarbij:
- Het is nogal van belang om vooraf te realiseren of u een onderzoeksresultaat presenteert, of een betoog wilt houden, of dat u misschien nog een andere vorm heeft. Bedenk dat elke vorm een andere aanpak vergt.
- Een betoog moet staan als een huis. Overweeg om uw betoog vooraf uit te schrijven, of dat u zichzelf met steekwoorden op papier in de lijn van uw betoog zult houden. Als u uw verhaal vooraf helemaal uitschrijft, bedenk dan dat u beslist spreektaal moet gebruiken, en korte zinnen! Het voordeel is ook dat u vooraf precies weet hoelang uw betoog duurt. Maar het zal beslist moeilijk zijn om ‘natuurlijk’ over te komen!
Ik heb zelf op het DVM-congres in 2007 een betoog gehouden dat ik vooraf helemaal had uitgeschreven (in spreektaal!) en dat uitgesproken exact zolang duurde als de voorgeschreven twintig minuten. Daarbij had ik 60 sheets, dat is dus 20 seconde per sheet! In de tekst had ik aangestipt waar een sheetovergang zat. De sheets bestonden vrijwel uitsluitend uit ondersteunende plaatjes en grafieken: míjn verhaal was belangrijk, niet de sheets. De organisatie was aanvankelijk bang dat mijn verhaal zwaar ging uitlopen. Maar de presentatie liep gesmeerd, precies zoals gepland.
| Als u dit ook wilt doen, overweeg dan om een bekende uw tekst te geven en de sheets te bedienen, zodat uw sheets altijd synchroon lopen met uw verhaal. Geef uw secondant ook ruim vooraf een afdruk van uw sheets, en blijf goed bij uw tekst, anders raakt u een vriend kwijt. | Bedenk: een spreektekst schrijven is erg moeilijk! Vermijd lange zinnen, vermijd bij– en tussenzinnen, gun uzelf adempauzes, voorkom scheeflezen (dus gebruik grote regelafstand of smalle kolommen) en lees uw tekst eens hardop voor, dan merkt u vanzelf wel of het lekker in het gehoor ligt en of het in de beschikbare tijd past.
| Ter illustratie: Voorbeeld spreektekst en de bijbehorende powerpointpresentatie (zie lezing nr.10) |
- Een presentatie van uw onderzoeksresultaat vergt vooral dat u helemaal in de materie zit: ú bent de deskundige, aan úw verhaal geeft de toehoorder zich over. Wees daarom eerlijk over de resultaten die u presenteert. Als iets niet met zekerheid is vast komen te staan, zég dat dan ook. Men heeft er begrip voor dat u heus niet alles kunt weten, maar dat moet ook weer niet te vaak voorkomen. Kom dus niet over als betweter (zoals deze webpagina), maar ook niet te onzeker: in beide gevallen bent u niet meer geloofwaardig.
- ‘Pak’ uw toehoorders meteen bij het begin van uw presentatie. Stel bijvoorbeeld een prikkelende of een ludieke vraag, of toon een sheet met een weetjes-vraag met drie antwoordmogelijheden. Zorg wel dat de vraag aansluit bij de materie die tijdens uw presentatie aan de orde komt. Tegen het einde van uw presentatie komt u dan terug op de vraag en u beantwoordt 'em. Als u vergeet erop terug te komen blijft de toehoorder met een katergevoel achter.
- Een andere ‘pakker’ aan het begin kan zijn een korte (!) anekdote die illustrerend is voor de inhoud van uw presentatie. Die anekdote mag gerust een humoristische ondertoon hebben, maar moet wel serieus bedoeld zijn.
Wijlen Steve Jobs kon als geen ander de spanning in het verhaal opbouwen terwijl hij op de achtergrond alleen maar plaatjes en af en toe een cijfer projecteerde. Hij bouwde zijn verhaal op tot het moment dat hij iedereen stiknieuwsgierig had gemaakt naar zijn product. Dan liet hij het live zien en kwam op de achtergrond alleen maar een foto van waar het allemaal om ging. Niemand kon dan nog onder de emotionele druk uit om dat product goed te vinden! Kijk naar de video over Steve Jobs en zie hoe hij zijn verhaal opbouwt en zijn sheets gebruikt. Doe vooral niet alles na, maar haal de voor u interessante trucjes eruit.
One more thing: in een zaal vol nette pakken loopt Jobs in spijkerbroek en koltrui, hij kon dat! |
- Wat u ook wilt presenteren: breng structuur aan in uw verhaal. Bedenk vooraf goed wat u wilt vertellen, schrijf alle steekwoorden op losse 'post–it'–velletjes en voeg daarna de onderwerpen samen die bij elkaar horen. Bepaal de rode draad, de lijn in uw verhaal. Een handige vuistregel is:
- begin uw verhaal met een beschrijving van de uitgangssituatie;
- het publiek wil graag weten wat het probleem daarmee is of was;
- beschrijf wat u wilt of wilde bereiken;
- wat was uw oplossingsrichting;
- welke problemen kwam u gaandeweg tegen;
- hoe heeft u die opgelost (wie — wat — waar — waarom — waarmee — wanneer — hoe);
- welk resultaat heeft u behaald;
- wat beveelt u aan, wat bereikt men daar dan mee; en
- sluit af met een beknopte samenvatting, op maximaal één sheet.
Misschien zijn niet al deze punten voor u van toepassing.
- Wilt u een discussie met de zaal? Bedenkt u zich driemaal! Misschien heeft u uw publiek toch verkeerd ingeschat of is de sfeer er niet naar om open te discussiëren met uw publiek. En dan staat u daar met een discussievraag waar niemand op reageert. Grote stilte. Oei!
En komt er wel respons dan loopt u de kans dat die een heel andere kant op gaat dan u met uw presentatie wilt. Bedenkt u zich daarom goed voordat u besluit om discussie met de zaal te initiëren. Maar weet u zeker dat het kan (en dat ú het kan), dan beslist doen! Het verlevendigt uw presentatie en het publiek blijft zeker ‘bij de les’!
|