Een presentatie houden

00.FEB.2012/HvM; 29.DEC.2013/HvM; 22.JAN.2014/HvM; 09.DEC.2015/HvM
Hieronder treft u een aantal tips aan, voor het houden van een presentatie. U kunt het onderstaande gebruiken als een checklist, een handvat voor het maken van een goede presentatie.
Er bestaat geen ‘goed’ of ‘fout’, wel een ‘beter’ en ‘best’! Doe er uw voordeel mee!

  1. Voorbereiding
  2. De vorm, de opbouw
  3. De sheets
  4. De techniek
  5. Het presenteren
  6. Uw gedrag
  7. Het vragenvuur
  8. Tot slot
  9. Links


1. Voordat u de presentatie maakt
U heeft al lange tijd geleden geantwoord op de ‘call-for-papers’ en nu bent u geselecteerd om een presentatie te houden. U weet wanneer u uw paper moet indienen, en wanneer de organisatie uw powerpointsheets wilt hebben (“if any”). Begin uw voorbereiding goed: sta eerst eens stil bij de volgende vragen:
  • Wie is uw publiek?
    Kent het publiek u al, of moet u zichzelf eerst voorstellen? Doe dat dan zéér bondig, het gaat allemaal van uw spreektijd af!
    Kent uw publiek het onderwerp al goed, of moet u ook een inleiding houden op het thema?

  • Wat is uw spreektijd?
    Hoe lang is uw spreektijd? Is u dat niet bekend, vraag het dan na bij de organisatie! Bedenk dat aan het begin van uw spreektijd altijd wat wordt afgesnoept door de vorige spreker of door het volstromen van de zaal na een pauze.

  • En weet u of bij uw spreektijd ook een vragenrondje door het publiek is inbegrepen? Of komt dat als extra bovenop uw spreektijd?

  • Welke hulpmiddelen heeft u nodig?
    Iedereen grijpt automatisch naar Powerpoint. Maar is dat echt nodig? Draagt het bij aan uw presentatie? En gaat u helemaal voor een gelikte ‘powerpoint’ of is uw verhaal belangrijker?
    Sommige sprekers gaan zóver op in hun sheets dat zij vergeten om zélf het verhaal te vertellen. Ook zijn er voorbeelden van sprekers bekend, die door hun ‘overweldigende’ sheets niet meer in de gaten hadden dat het publiek volledig de weg was kwijtgeraakt! Laat u dat niet gebeuren!
    Zodra u weet welke hulpmiddelen u wilt gebruiken checkt u de beschikbaarheid ervan bij de organisatie.

  • En als Powerpoint bijdraagt aan uw presentatie: hóe dan? Door een overdaad aan tekst? Door een overdaad aan leuk bedoelde animaties? Door heel veel sheets of juist door een enkele sheet ter verduidelijking? Denk hier goed over na vóórdat u de sheets gaat maken!
index
2. Vorm en opbouw van uw presentatie
Dit is voor velen verreweg de moeilijkste taak: Maak maar eens een goedlopend, consistent en voor een buitenstaande begrijpbaar verhaal van de materie waar u al een lange tijd volledig in thuis bent. Verlaag u tot beginnersniveau (afhankelijk natuurlijk van uw publiek, zie boven). En leg alles stap-voor-stap uit, sla niets over maar doe niets teveel: het is bijna onmogelijk. En toch gaat het u lukken!
In het kort is uw aanpak:
  • Zodra u aan de presentatie gaat beginnen, zet u eerst uw PC uit!
  • Denk eens goed na over wát u aan uw publiek wilt vertellen (en dus ook over wat níet)
  • Bedenk de structuur en schrijf die in klad op een blocnote (of schrijf losse kreten op Post-It velletjes die u gegroepeerd voor u op tafel plakt).
    Streep, verscheur en schuif, net zo lang totdat u de lijn van wat u eigenlijk wilt vertellen vanzelf ziet ontstaan
  • Stáát de structuur eenmaal, bedenk dan óf (en zo ja: hóe) Powerpointsheets bij úw presentatie kunnen helpen:
    wat voor een soort sheets hebt u nodig? Alleen maar tekst (oei), of liever veel plaatjes, schema's en grafieken?
  • En pas dán zet u de PC aan (uw vingers jeuken toch al)!
    En de rest hoef ik u niet te vertellen… (maar dat ga ik natuurlijk tóch doen)

De volgende tips heb ik daarbij:
  • Het is nogal van belang om vooraf te realiseren of u een onderzoeksresultaat presenteert, of een betoog wilt houden, of dat u misschien nog een andere vorm heeft. Bedenk dat elke vorm een andere aanpak vergt.

  • Een betoog moet staan als een huis. Overweeg om uw betoog vooraf uit te schrijven, of dat u zichzelf met steekwoorden op papier in de lijn van uw betoog zult houden. Als u uw verhaal vooraf helemaal uitschrijft, bedenk dan dat u beslist spreektaal moet gebruiken, en korte zinnen! Het voordeel is ook dat u vooraf precies weet hoelang uw betoog duurt. Maar het zal beslist moeilijk zijn om ‘natuurlijk’ over te komen!

    Ik heb zelf op het DVM-congres in 2007 een betoog gehouden dat ik vooraf helemaal had uit­geschreven (in spreek­taal!) en dat uitgesproken exact zolang duurde als de voor­geschreven twintig minuten. Daarbij had ik 60 sheets, dat is dus 20 seconde per sheet! In de tekst had ik aan­gestipt waar een sheet­overgang zat. De sheets bestonden vrijwel uit­sluitend uit onder­steunende plaatjes en grafieken: míjn verhaal was belang­rijk, niet de sheets. De organisatie was aan­vankelijk bang dat mijn verhaal zwaar ging uitlopen. Maar de presen­tatie liep gesmeerd, precies zoals gepland.
    Als u dit ook wilt doen, over­weeg dan om een bekende uw tekst te geven en de sheets te bedienen, zodat uw sheets altijd syn­chroon lopen met uw verhaal. Geef uw secondant ook ruim vooraf een afdruk van uw sheets, en blijf goed bij uw tekst, anders raakt u een vriend kwijt.
    Bedenk: een spreek­tekst schrijven is erg moeilijk! Vermijd lange zinnen, vermijd bij– en tussen­zinnen, gun uzelf adem­pauzes, voorkom scheef­lezen (dus gebruik grote regel­afstand of smalle kolom­men) en lees uw tekst eens hard­op voor, dan merkt u vanzelf wel of het lekker in het gehoor ligt en of het in de beschik­bare tijd past.
    Ter illustratie: Voorbeeld spreektekst en de bij­behorende powerpoint­presentatie (zie lezing nr.10)

  • Een presentatie van uw onderzoeks­resultaat vergt vooral dat u helemaal in de materie zit: ú bent de deskundige, aan úw verhaal geeft de toehoorder zich over. Wees daarom eerlijk over de resul­taten die u presen­teert. Als iets niet met zeker­heid is vast komen te staan, zég dat dan ook. Men heeft er begrip voor dat u heus niet alles kunt weten, maar dat moet ook weer niet te vaak voorkomen. Kom dus niet over als betweter (zoals deze webpagina), maar ook niet te onzeker: in beide gevallen bent u niet meer geloof­waardig.

  • ‘Pak’ uw toe­hoorders meteen bij het begin van uw presentatie. Stel bij­voorbeeld een prikke­lende of een ludieke vraag, of toon een sheet met een weetjes-vraag met drie antwoord­mogelijheden. Zorg wel dat de vraag aansluit bij de materie die tijdens uw presentatie aan de orde komt. Tegen het einde van uw presentatie komt u dan terug op de vraag en u beantwoordt 'em. Als u vergeet erop terug te komen blijft de toe­hoorder met een kater­gevoel achter.

  • Een andere ‘pakker’ aan het begin kan zijn een korte (!) anekdote die illustrerend is voor de inhoud van uw presentatie. Die anek­dote mag gerust een humo­ristische onder­toon hebben, maar moet wel serieus bedoeld zijn.


    Wijlen Steve Jobs kon als geen ander de spanning in het verhaal opbouwen terwijl hij op de achter­grond alleen maar plaatjes en af en toe een cijfer projec­teerde. Hij bouwde zijn verhaal op tot het moment dat hij iedereen stik­nieuws­gierig had gemaakt naar zijn product. Dan liet hij het live zien en kwam op de achter­grond alleen maar een foto van waar het allemaal om ging. Niemand kon dan nog onder de emotionele druk uit om dat product goed te vinden! Kijk naar de video over Steve Jobs en zie hoe hij zijn verhaal opbouwt en zijn sheets gebruikt. Doe vooral niet alles na, maar haal de voor u interessante trucjes eruit.

    One more thing: in een zaal vol nette pakken loopt Jobs in spijker­broek en kol­trui, hij kon dat!

  • Wat u ook wilt presenteren: breng structuur aan in uw verhaal. Bedenk vooraf goed wat u wilt vertellen, schrijf alle steek­woorden op losse 'post–it'–velletjes en voeg daarna de onder­werpen samen die bij elkaar horen. Bepaal de rode draad, de lijn in uw verhaal. Een handige vuistregel is:
    1. begin uw verhaal met een beschrijving van de uitgangssituatie;
    2. het publiek wil graag weten wat het probleem daarmee is of was;
    3. beschrijf wat u wilt of wilde bereiken;
    4. wat was uw oplossings­richting;
    5. welke problemen kwam u gaande­weg tegen;
    6. hoe heeft u die opgelost (wie — wat — waar — waarom — waarmee — wanneer — hoe);
    7. welk resultaat heeft u behaald;
    8. wat beveelt u aan, wat bereikt men daar dan mee; en
    9. sluit af met een beknopte samen­vatting, op maximaal één sheet.
    Misschien zijn niet al deze punten voor u van toepassing.

  • Wilt u een discussie met de zaal? Bedenkt u zich driemaal! Misschien heeft u uw publiek toch verkeerd ingeschat of is de sfeer er niet naar om open te discus­siëren met uw publiek. En dan staat u daar met een discussie­vraag waar niemand op reageert. Grote stilte. Oei!
    En komt er wel respons dan loopt u de kans dat die een heel andere kant op gaat dan u met uw presen­tatie wilt. Bedenkt u zich daarom goed voor­dat u besluit om discussie met de zaal te initiëren. Maar weet u zeker dat het kan (en dat ú het kan), dan beslist doen! Het ver­levendigt uw presentatie en het publiek blijft zeker ‘bij de les’!
index
3. De sheets
U heeft inmiddels goed voor ogen wie uw publiek is, wat het doel is van uw presentatie, hoeveel spreektijd u krijgt, welke hulpmiddelen u wilt gebruiken, wat voor soort presentatie het wordt (onderzoeksresultaten, betoog, …). Als u kiest voor het gebruik van powerpoint-sheets kan het volgende u behulp­zaam zijn:
  • Gebruik een schreef­loze letter zoals Arial of Verdana. Gebruik zeker niet het standaard ingestelde ‘Times (new) Roman’. Gebruik minimaal 24 punts letter­grootte. Past het daarmee niet op een sheet, dan heeft u teveel tekst.
    Een andere goede vuist­regel is: druk uw sheets als hand-out af, op een A4, 6 sheets per pagina. Laat iemand anders het vervolgens van het papier aflezen. Heeft hij moeite om uw teksten te lezen, dan zijn uw letters te klein!

  • Schrijf geen zinnen op uw sheets, maar gebruik telegram­stijl (dus zonder lidwoorden), of nog liever alleen de steekwoorden.

  • Al langere tijd geldt de “7×7 regel”: op een sheet mogen maximaal zeven regels van maximaal zeven woorden staan. Eigenlijk is deze regel al achter­haald, gebruik liever de “5×5 regel”!


     Wat denkt u zelf?

  • Vertel zélf uw verhaal, laat uw sheets dat niet over­nemen! Gebruik sheets dan ook zo, dus alleen ter illustratie van uw verhaal. Een goede Power­point kan echt zonder tekst, maar alleen foto’s, grafieken, figuren enzo­voorts. Kijk uit met tabellen: de inter­pretatie daarvan kost de kijker veel tijd, en al die tijd luistert hij niet naar u!

  • Zorg voor voldoende illustraties. Gebruik illustraties die steek­houden en die in het geheugen van het publiek blijven hangen! Een power­point met uitsluitend illustraties kan heel goed zijn! Dan dienen de illustraties alleen ter verduide­lijking van het verhaal dat u presen­teert.

  • Gebruik zo min mogelijk zogeheten aangepaste animaties in uw sheets (dia­overgangen, tekst­verschijningen). Alleen wanneer het echt verduide­lijkend werkt (maar dat doet het bijna nooit) kunt u animaties toepassen. Meestel levert het alleen maar veel tijd­verlies op.

  • Mits u het gebruik van filmpjes goed voor­bereidt kan dat een prachtige toe­voeging voor uw presen­tatie zijn. Zorg dat uw bedoeling goed uit het filmpje blijkt, en hou het heel kort.

  • Het kan ook verhelderend werken wanneer u een inhoudsopgave van uw presentatie maakt (direct na de titelpagina of na de “voorstel­pagina”), waarbij u na elk onderdeel even deze identieke inhoudspagina terug laat komen en u het volgende hoofdstuk er iets levendiger uit laat zien, bijvoorbeeld met highlight, vetgedrukt of anderszins:

     Bij deze sheet zal niemand twijfelen welk hoofdstuk nu komt.

    Het is ook handig om de lay-out (bijvoorbeeld de achtergrond) van de sheets met de hoofdstukindeling en de hoofdstukaanduiding, sterk te laten afwijken van de inhoudelijke sheets. Dan weet uw publiek in één oogopslag en zonder er bij te moeten nadenken of lezen, dat er een nieuw hoofdstuk in uw presentatie volgt: iedereen is weer bij de les!

  • Denk ook aan kleuren­blinden (bijna 10% van de mannen in uw publiek is kleuren­blind): gebruik in uw sheets nooit kleur­verschillen als het enige onderscheidend criterium. U kunt gerust kleur­verschillen benutten om snel iets inzichtelijk te maken, maar voeg daar altijd iets aan toe dat voor kleuren­blinden óók te onderscheiden is, zoals tekentjes, lijndiktes, lijnvormen of contourranden:

     Rechts is ook voor kleurenblinden te begrijpen
index
4. De techniek

Hoeveel presentaties er al niet de mist in gingen doordat de techniek haperde! Als congresbezoeker heeft u dat niet altijd door, maar vaak neemt de stress voor de spreker vlak voor zijn presentatie toe, doordat de techniek het laat afweten. Er is altijd wel iets. Laat u dat niet gebeuren en neemt u de voorzorgs­maatregelen die u kunt nemen.
  • Vraag bij de organisatie na welk beeldformaat uw sheets moeten hebben. Standaard staat Powerpoint op 3:4 formaat. Maar tegenwoordig hebben bijna alle PC's en laptops een 16:9 scherm. Dat geldt ook steeds vaker voor het formaat van het projectiescherm in de zaal. Stel uw presentatie vóór het ontwerp van de eerste sheet in op het gewenste formaat. Hoe dan?(PDF, laden van 2 afbeelding kan even duren)
    Instellen beeldformaat in powerpoint (1/2)
    Instellen beeldformaat in powerpoint (2/2)
    Het instellen van het beeldformaat in Powerpoint, in zeven muisklikken

  • Overweeg om uw eigen laptop mee te nemen waarop de presentatie goed loopt, ook al stelt de organisatie een laptop ter beschikking. Het is al voorgekomen dat een presentatie, gemaakt in “powerpoint 2010” niet bleek te kunnen worden ingelezen door “powerpoint 2003” die op de laptop van de organisatie was geïnstalleerd. Ook bleek eens dat de scherm­resolutie niet overeenkwam. En wat later bleek een gebruikt letter­type voor bijzondere symbolen niet beschikbaar te zijn… (moet ik nog verder gaan?)

  • Over lettertypen gesproken: op uw computer zijn zeer waarschijnlijk lettertypen geïnstalleerd die op de computer waar uw presentatie zal worden afgespeeld níet staan. Neem het zekere voor het onzekere, en sluit uw lettertypen in bij het opslaan van uw presentatie:
    — Als u al een powerpointbestand heeft, opent u die op de normale wijze op de PC of laptop waarop u de presentatie heeft gemaakt (!);
    — Stel het insluiten van lettertypen standaard in (zie instructie-afbeelding hierna);
    — Sla uw presentatie op de normale wijze op ('Save' of CTRL S);
    — Nu kan uw presentatie op elke PC of laptop worden getoond met de door u gebruikte lettertypen.
    Instellen insluiten van lettertypen
    In Powerpoint vooraf eenmalig instellen “Lettertypen in het bestand insluiten”

    Bedenk wel dat hoe meer verschillende lettertypen u gebruikt, des te groter wordt het bestand (dat gaat heel snel),
    maar bovenal: uw presentatie zal door al die verschillende lettertypen zeer chaotisch overkomen op uw publiek.

  • Kijk uit met het gebruik van filmpjes! Dat gaat nog lang niet altijd gesmeerd. Bereid dat dus heel goed voor. Bedenk ook dat het pad naar de directory waar u het filmpje heeft staan op de laptop van de organisatie heel anders kan zijn dan op uw eigen PC of laptop. Dat pad is voor Powerpoint wel essentieel!

  • Sla alle bestanden op (ook de filmpjes) op een USB-stick en vergeet die niet mee te nemen. Nog beter is om het in duplo bij u te hebben, ook al heeft u uw bestanden vooraf naar de organisatie opgestuurd.
    Check of u zelf een laptop moet mee­nemen of dat die ter beschikking wordt gesteld. Neem in dat laatste geval een reserve­kopie van uw sheets mee, bijvoorbeeld op cd-rom. Niets zo vervelend als sheets die niet werken terwijl u zich daar helemaal op had ingesteld!
index
5. Het presenteren
Tijdens de presentatie komt het er op aan dat u uw publiek weet te boeien. Tips daarbij:
  • Blijf enthousiasme uitstralen, maar die moet wel echt zijn!

  • Richt u zich tot uw publiek, niet tot uw sheets. Uw publiek zit in de zaal, niet op het podium of in het scherm, en toch zie je nog wel eens sprekers naar (hun eigen) sheets praten.

  • Articuleer goed, maar overdrijf niet. Ook als u een microfoon gebruikt, is goed articuleren een voorwaarde.

  • Spreek niet te snel, zeker niet als de zaal een nagalm heeft.

  • Vertoon elke sheet niet langer dan 1 minuut, en dat is al ruim. Het lijkt erg kort, maar u verlevendigt er uw presentatie mee. Gebruik dan zo min mogelijk tekst, want anders zal uw publiek bij elke sheet eerst de tekst op de sheet lezen, dan pas naar u luisteren, en na twintig seconde is zijn concentratie verdwenen (want een sheet lezen terwijl u er doorheen praat is erg vermoeiend). Hoe korter de tijd per sheet is, des te meer aandacht heeft uw toeschouwer voor u. Een goede reden dus om weinig tekst in uw sheets te zetten.

  • Lees uw verhaal niet op, maar praat losjes, alsof u in de kroeg staat. De “uh's” en “um's” mogen best ertussen zitten maar doe dat niet expres. Wanneer u een betoog houdt (zie bij het kopje “Opbouw van de inhoud”) kunt u gerust van papier lezen. Enige vaart in uw betoog is dan wel vereist.

  • Gebruikt u een laserpointer? Doe dat met mate, maar houd een aanwijzing voldoende lang aan, zodat iedereen ziet over welk detail u spreekt (dus ook degene die toevallig op dat moment zijn neus snoot).
index
6. Hoe komt u over op het publiek?
De meeste communicatie door mensen is non-verbaal. Enkele punten om op te letten:
  • Uiteraard draagt u de kleding die bij uw toehoorders maar vooral bij u zelf past: hoe voelt u zich comfortabel? U mag gerust iets ‘netter’ gekleed gaan dan uw publiek, maar overdrijf niet.

  • Bent u de eerste spreker van de dag, dan heeft u het geluk dat uw toehoorders nog fris en alert zijn. Het nadeel is dat u te maken krijgt met laatkomers: laat u zich niet van de wijs brengen en reageer niet op laatkomers, tenzij iedereen toch al de aandacht op de laatkomer heeft. Zodra de laatkomer zit, pakt u de draad op bij waar u was toen hij of zij net binnenkwam, want de aandacht voor úw verhaal was toch al verzwakt.

  • Bent u de laatste spreker van de dag, of bent u net na de lunch aan de beurt, dan heeft u de pech dat uw toehoorders nogal gauw indutten. Een geweldige uitdaging om juist dán met een enthousiaste presentatie te komen! Maar stoort u zich niet aan weggedutte toeschouwers: de anderen zijn des te meer geïnteresseerd!

  • Verschuil u niet achter uw veilige lessenaar maar gebruik de breedte van het podium. Kom achter de lessenaar vandaan en treed als het ware op uw toehoorders toe. Loop ook gerust eens wat naar links en naar rechts over het podium, maar overdrijf dat niet. Uw presentatie krijgt daardoor wat meer dynamiek en uw publiek blijft langer ‘bij de les’.

  • Kijk uw toehoorders aan, zoek af en toe oogcontact met mensen in de zaal, maar zoek niet steeds dezelfde persoon op, ‘richt’ u tot zoveel mogelijk verschillende mensen. Iemand die oogcontact met u heeft zal beter luisteren!

  • Kijk niet naar uw eigen sheets op het projectie­scherm. Blijf met uw gezicht naar de zaal staan! Het komt veel te vaak voor dat een spreker naar zijn sheets kijkt terwijl hij zijn verhaal afsteekt. Uw zaal mist het oogcontact, u mist uw publiek, en als u zonder microfoon werkt is het bovendien niet verstaanbaar wat u zegt.

  • Proef de sfeer. Is die ontspannen, veroorlooft u zichzelf af en toe een grapje. Vertel geen mop, maar blijf niet saai als de sfeer om een ontspannen spreker vraagt. Pas met grapjes op dat zij niet als beledigend worden ervaren. Hou 't onschuldig. Zelfspot toont realiteits­zin en heeft vaak een positief effect.
index
7. Het vragenrondje
Meestal wordt uw presentatie afgesloten door een aantal vragen vanuit het publiek. Indien er een sessie- of dag­voorzitter is, zal deze zelf een aantal vragen hebben voorbereid voor het geval er geen vragen vanuit het publiek komen. Om te voorkomen dat dit interactie­moment in de helaas gebruikelijke rommelige sfeer verloopt zijn de volgende tips van belang:
  • Herhaal altijd eerst de vraag in uw eigen woorden, of vat 'em liever samen. Geef daarná pas uw antwoord.
    Een toeschouwer uit de zaal stelt zijn vraag in de richting van het podium. Iedereen die áchter de vragensteller in de zaal zit zal zijn vraag niet kunnen verstaan, tenzij er een goede geluidsinstallatie is, maar zelfs dan is de vraag vaak al een tijd op gang, alvorens de microfoon de vragensteller heeft bereikt! Daarom herhaalt u de vraag vanuit de zaal bondig, vóórdat u 'em beantwoordt. Zo weet iedereen waar uw antwoord over gaat; wat het onderwerp is. Dat werkt veel beter dan wanneer men de vraag aan de hand van uw antwoord moet zien te achterhalen.

  • Als u klaar bent met uw uitleg, checkt u bij de vragensteller of hiermee zijn of haar vraag is beantwoord, bijvoorbeeld door te vragen: “Is dat een antwoord op uw vraag?”. En als er een goede voorzitter is dan zal die hierop letten en het zo nodig alsnog checken.
    Maar pas op: sommigen zullen uw check interpreteren als een uitnodiging om hun vraag nógmaals te stellen, vaak in een iets andere vorm. Probeer dat af te kappen: de rest van uw publiek zal u dankbaar zijn.

  • Laat zoveel mogelijk verschillende vragen toe, maar blijf bij uw betoog en bewandel liever geen zijpaden. Die kunt u afdoen door kort aan te geven dat u die vraag straks in de pauze graag wilt beantwoorden, of iets dergelijks.
index
8. Tot slot
Deze tips heb ik opgesteld aan de hand van diverse bronnen, aangevuld met eigen ervaringen (soms door schade en schande…).
Volg bovenstaande tips niet allemaal krampachtig op. Dat gaat toch niet lukken. Wijk ook gerust af van de tips, maar doe dat bewust en met een doel!

Veel succes!

index
Links
Anderen gingen u voor. Er zijn op internet interessante tips te vinden voor het houden van een goede presentatie. Onderstaand treft u enkele links aan. Sommige tips spreken elkaar tegen, haal er uit wat u er zelf van kunt gebruiken!
index

Reageer op dit bericht